Vanaf 1 januari 2025 moeten behandelingen voor huidtherapie gedeclareerd worden volgens de nieuwe generieke declaratiestandaard (GDS) voor paramedische zorg. Met Clinicminds kunt u restitutienota’s volgens deze standaard aanmaken.
Mogelijkheden en beperkingen
De GDS is een generieke standaard en bevat diverse richtlijnen voor allerlei soorten zorg. Het is belangrijk om te begrijpen wat Clinicminds wel en niet ondersteunt:
Verzekerde zorg wordt alleen ondersteund voor klinieken in Nederland.
U kunt restitutienota’s maken die uw patiënt zelf indient bij hun zorgverzekeraar. Directe declaraties (door de praktijk) worden niet ondersteund.
Verder zijn er rondom de start van de GDS in Clinicminds enkele beperkingen, die we in de toekomst hopen te kunnen verbeteren:
Het systeem bevat de prestatiecodelijst huidtherapie (PCL075). Andere soorten zorg (met andere prestatiecodelijsten) worden momenteel niet ondersteund.
U kunt alleen restitutienota’s volgens de GDS maken. Restnota’s en creditnota’s volgens de GDS worden momenteel niet ondersteund.
U kunt alleen nota’s voor prestatiecodes zonder verwijzing maken. Momenteel is het namelijk niet mogelijk om verwijzingen te registreren en tonen op nota’s.
U kunt alleen nota’s voor niet-vooruitbetaalde behandelingen maken. Voor behandelplannen en behandelingen daaruit kunt u geen restitutienota’s maken.
U kunt alleen behandelingen op nota’s opnemen, en geen pakketten of producten. Daar kan namelijk geen prestatiecode ingesteld worden. Reken die zonodig apart af.
U kunt alleen nota’s met korting op behandelingen maken. Kortingen op het totaalbedrag zijn namelijk niet geldig op een restitutienota.
U kunt nota’s van maximaal één pagina maken. Voert u veel behandelingen tegelijk uit, waardoor alles niet op één pagina past? Dan is de nota momenteel niet geldig.
U kunt alleen nota’s met het BSN van de patiënt maken. U kunt momenteel dus geen nota’s met een “verzekerdennummer” maken voor patiënten zonder BSN.
U kunt geen ‘indicatie ongeval’ op nota’s tonen, wanneer de aandoening het gevolg is van een ongeval. De registratie hiervan wordt nog niet ondersteund.
De nota’s tonen momenteel geen tekstuele notities of overzicht van betalingen.
Uw account instellen (eenmalig)
U (of de beheerder binnen uw kliniek) moet eenmalig enkele zaken instellen. Dit moet gebeuren voordat er behandelingen worden geregistreerd waarvoor restitutienota’s gemaakt moeten worden. Volg voor het instellen onderstaande vier stappen:
Stap 1: ondersteuning voor verzekerde zorg inschakelen
Open menu > App-instellingen > Accountinstellingen. Onder het kopje “Verzekerde zorg” moet u de checkbox “Bied verzekerde zorg aan met restitutiefacturen” aanvinken. Klik onderaan op de knop “Bewaar”.
Stap 2: AGB-codes instellen
De AGB-codes van de praktijk en behandelaars moeten op de juiste plek op de nota’s getoond worden. U moet deze daarom in het systeem instellen.
Heeft u in het verleden uw AGB-codes al ingesteld? Dan moet u deze opnieuw instellen in de nieuwe hiervoor bedoelde velden, omdat de codes anders niet op de juiste plaats op de nota’s getoond worden.
AGB-codes dienen ingevuld te worden als 8 cijfers. Vul geen scheidingstekens in (zoals streepjes of punten). Vul ook geen tekst in (zoals de naam van de praktijk of behandelaar). Als uw AGB-code korter is dan 8 cijfers, gebruikt u voorloopnullen (bijvoorbeeld “00123456”).
AGB-code praktijk instellen
Open menu > Kliniekinstellingen > Kliniekgegevens. Onder het kopje “Verzekerde zorg” moet u het veld “AGB-code” invullen. Klik onderaan op de knop “Bewaar”.
Heeft u meerdere praktijken met verschillende AGB-codes? Dan moet u de code per locatie instellen. Open hiervoor menu > Kliniekinstellingen > Locaties. Open stuk voor stuk de instellingen voor elke locatie. Onder het kopje “Verzekerde zorg” moet u het veld “AGB-code” invullen. Klik onderaan op de knop “Bewaar”.
AGB-code behandelaars instellen
Open menu > App-instellingen > Gebruikersaccounts. Open stuk voor stuk de instellingen voor elke behandelaar. Onder het kopje “Verzekerde zorg” moet u het veld “AGB-code” invullen. Klik onderaan op de knop “Bewaar”.
Stap 3: prestatiecodes instellen
De prestatiecodes van de behandelingen moeten op de juiste plek op de nota’s getoond worden. U moet deze daarom in het systeem instellen.
Heeft u in het verleden uw prestatiecodes al ingesteld? Dan moet u deze opnieuw instellen in de nieuwe hiervoor bedoelde velden, omdat de codes anders niet op de juiste plaats op de nota’s getoond worden.
Open menu > Dossierinstellingen > Behandelingen. Open stuk voor stuk de instellingen voor elke behandeling. Onder het kopje “Verzekerde zorg” moet u het veld “Prestatiecode” de relevante optie kiezen. Klik onderaan op de knop “Bewaar”.
Stap 4: benodigde patiëntgegevens verplicht maken
Voor het maken van restitutienota’s moeten de volgende patiëntgegevens bekend zijn:
Voorletters en achternaam
Geboortedatum
Adres
Persoonsnummer (BSN)
Zorgverzekeraar
Wij adviseren deze velden als ‘verplicht’ in te stellen. Hierdoor moeten patiënten deze invullen vóór de afspraak, en geeft het systeem een melding als de gegevens ontbreken.
De mogelijke instellingen per veld zijn:
Verplicht: het veld moet verplicht ingevuld worden wanneer een medewerker een patiënt toevoegt of wijzigt, en wanneer een patiënt zelf hun gegevens doorgeeft via de link die voor de afspraak verstuurd wordt.
Verplicht voor patiënt: het veld moet verplicht ingevuld worden wanneer een patiënt zelf hun gegevens doorgeeft via de link die voor de afspraak verstuurd wordt. Wanneer een medewerker een patiënt toevoegt of wijzigt, is het veld niet verplicht (optioneel).
Optioneel: het veld kan ingevuld worden door een medewerker of de patiënt, maar kan ook leeggelaten worden.
Open om dit in te stellen menu > Kliniekinstellingen > Patiënten > Verplichte velden. Selecteer bij de relevante velden de optie “Verplicht” of “Verplicht voor patiënt”. Klik onderaan op de knop “Bewaar”.
Restitutienota’s maken voor behandelingen
Nadat uw account is ingesteld, kunt u restitutienota’s maken voor behandelingen. Volg daarvoor onderstaande stappen:
Stap 1: patiëntgegevens controleren
Voor het maken van restitutienota’s moeten de volgende patiëntgegevens bekend zijn:
Voorletters en achternaam
Geboortedatum
Adres
Persoonsnummer (BSN)
Zorgverzekeraar
Controleer voor de behandeling of deze gegevens juist ingevuld zijn bij de patiënt, en corrigeer deze zonodig.
Stap 2: behandeling registreren
Registreer het consult en de behandeling zoals u gewend bent. In het tabblad “Behandeling” moet u daarbij de checkbox “Maak restitutiefactuur” aanvinken.
Stap 3: zorgtraject koppelen
In het tabblad “Behandeling” klikt u op de knop “Koppel zorgtraject…”. Er opent een popup waarin u kunt kiezen om een nieuw zorgtraject te maken, of een bestaand zorgtraject van de patiënt te koppelen (indien aanwezig).
Hoort de behandeling bij dezelfde zorgvraag als een eerdere behandeling van de patiënt, waarvoor al een zorgtraject bestaat? Dan moet u dat zorgtraject kiezen.
Anders klikt u op “Nieuw zorgtraject…” om een nieuw zorgtraject aan te maken. Er opent een popup met vooringevulde details. Klik onderaan op de knop “Bewaar”.
Let op dat alle behandelingen (prestaties) op een restitutienota bij hetzelfde zorgtraject dienen te horen. Als u meerdere behandelingen voor verschillende zorgvragen tegelijk uitvoert, moet u deze als aparte behandel-dossiers in Clinicminds registreren, zodat er aparte facturen gemaakt worden.
Stap 4: restitutienota maken
Registreer de betaling zoals u gewend bent. Als u in het tabblad “Behandeling” de checkbox “Maak restitutiefactuur” aangevinkt heeft (stap 2), maakt het systeem automatisch een restitutienota in plaats van een normale factuur. Uw patiënt kan de factuur bij hun zorgverzekeraar indienen.
Het systeem controleert automatisch bepaalde regels die voor restitutienota’s gelden, en geeft een waarschuwing als er problemen gevonden zijn. Het is echter belangrijk dat u ook op de hoogte bent van de regels. Het systeem kan namelijk niet alle problemen detecteren, dus u moet hier ook op letten.
Problemen bij declaraties
De toepassing van de GDS voor huidtherapie is nieuw vanaf 2025, evenals de ondersteuning ervan in Clinicminds. Mogelijk blijkt tijdens de introductiefase dat zorgverzekeraars bepaalde onvoorziene eisen aan de nota’s stellen.
Verkeerde of ontbrekende gegevens ingevuld
Wordt een restitutienota uit Clinicminds door een zorgverzekeraar afgewezen omdat u bepaalde gegevens niet (juist) heeft genoteerd? Dan kunt u een nieuwe nota voor dezelfde behandeling maken.
Fout in AGB-codes of patiëntgegevens
Heeft u een fout gemaakt in de AGB-codes of patiëntgegevens (NAW / BSN / zorgverzekeraar)? Volg dan onderstaande stappen:
Corrigeer deze gegevens eerst (in de instellingen of bij de patiënt).
Open vervolgens het dossier van de patiënt.
Open het tabblad “Betaling”, en klik onderaan op “Genereer factuur opnieuw”.
Er wordt dan een nieuwe nota gemaakt met de nieuwste gegevens.
Fout in prestatiecodes
Heeft u een verkeerde prestatiecode voor een behandeling gebruikt? Volg dan onderstaande stappen:
Corrigeer de prestatiecode eerst (in de instellingen van de behandeling).
Open vervolgens het dossier van de patiënt.
Open het tabblad “Betaling”, klik onderaan op “Wijzig factuur”, en bevestig dit.
Open het tabblad “Behandeling”.
Verwijder de relevante behandeling uit het dossier met de knop “×”, en voeg deze opnieuw toe met de knop “Voeg behandeling toe…”.
Hierdoor worden de nieuwste gegevens (met de gewijzigde prestatiecode) in het dossier toegepast. Let op dat u relevante details (zoals lotnummers) van de oude behandeling onthoudt.Open het tabblad “Betaling”, klik onderaan op de knop “Betaal”, en rond de stappen af zoals u gewend bent.
Er wordt dan een nieuwe nota gemaakt met de nieuwste gegevens.
Fout in factuurregels
Heeft u factuurregels (pakketten / behandelingen / producten) op de nota staan die niet gedeclareerd mochten worden? Volg dan onderstaande stappen:
Open het dossier van de patiënt.
Open het tabblad “Betaling”, klik onderaan op “Wijzig factuur”, en bevestig dit.
Verwijder de verkeerde pakketten / behandelingen / producten uit de tabbladen “Behandeling” en “Betaling”.
Ga naar het tabblad “Betaling”, klik onderaan op de knop “Betaal”, en rond de stappen af zoals u gewend bent.
Er wordt dan een nieuwe nota gemaakt met de nieuwste gegevens.
Let op dat u een aparte factuur moet maken voor de verwijderde pakketten / behandelingen / producten. Anders ontbreken deze in uw dossier en boekhouding. U kunt hiervoor een extra behandeling of een losse productverkoop registreren. Let op dat u relevante details (zoals lotnummers) van de oude behandeling onthoudt.
Fout in details zorgtraject
Heeft u een fout gemaakt in de details van het zorgtraject (diagnose / aanspraakcode / verwijzing / etc.)? Volg dan onderstaande stappen:
Open het dossier van de patiënt.
Open het tabblad “Betaling”, klik onderaan op “Wijzig factuur”, en bevestig dit.
Open het tabblad “Behandeling”.
Vink de checkbox “Maak restitutiefactuur” eerst uit, en vervolgens weer aan.
Hierdoor wordt het oude zorgtraject losgekoppeld van het dossier.Klik op de knop “Koppel zorgtraject…”, kies vervolgens “Nieuw zorgtraject…”, en vul de juiste gegevens in.
Open het tabblad “Betaling”, klik onderaan op de knop “Betaal”, en rond de stappen af zoals u gewend bent.
Er wordt dan een nieuwe nota gemaakt met de nieuwste gegevens.
Andere problemen
Wordt een restitutienota uit Clinicminds door een zorgverzekeraar afgewezen, terwijl u deze volgens de instructies in dit artikel correct heeft gemaakt, en kunt u dit niet zelf corrigeren? Dan verzoeken wij u de details door te sturen (inclusief de nota en informatie over de afwijzing). Dan kunnen wij zonodig aanpassingen doen aan de wijze waarop nota’s gemaakt worden.