Vanaf 1 januari 2025 moeten behandelingen voor huidtherapie gedeclareerd worden volgens de nieuwe generieke declaratiestandaard (GDS) voor paramedische zorg. Met Clinicminds kunt u restitutienotaās volgens deze standaard aanmaken.
Mogelijkheden en beperkingen
De GDS is een generieke standaard en bevat diverse richtlijnen voor allerlei soorten zorg. Het is belangrijk om te begrijpen wat Clinicminds wel en niet ondersteunt:
Verzekerde zorg wordt alleen ondersteund voor klinieken in Nederland.
U kunt restitutienotaās maken die uw patiĆ«nt zelf indient bij hun zorgverzekeraar. Directe declaraties (door de praktijk) worden niet ondersteund.
Verder zijn er rondom de start van de GDS in Clinicminds enkele beperkingen, die we in de toekomst hopen te kunnen verbeteren:
Het systeem bevat de prestatiecodelijst huidtherapie (PCL075). Andere soorten zorg (met andere prestatiecodelijsten) worden momenteel niet ondersteund.
U kunt alleen restitutienotaās volgens de GDS maken. Restnotaās en creditnotaās volgens de GDS worden momenteel niet ondersteund.
U kunt alleen notaās voor prestatiecodes zonder verwijzing maken. Momenteel is het namelijk niet mogelijk om verwijzingen te registreren en tonen op notaās.
U kunt alleen notaās voor niet-vooruitbetaalde behandelingen maken. Voor behandelplannen en behandelingen daaruit kunt u geen restitutienotaās maken.
U kunt alleen behandelingen als verzekerde zorg factureren, en geen pakketten of producten. Daar kan namelijk geen prestatiecode ingesteld worden.
U kunt alleen notaās met korting op behandelingen maken. Kortingen op het totaalbedrag zijn namelijk niet geldig op een restitutienota.
U kunt notaās van maximaal Ć©Ć©n pagina maken. Voert u veel behandelingen tegelijk uit, waardoor alles niet op Ć©Ć©n pagina past? Dan is de nota momenteel niet geldig.
U kunt alleen notaās met het BSN van de patiĆ«nt maken. U kunt momenteel dus geen notaās met een āverzekerdennummerā maken voor patiĆ«nten zonder BSN.
U kunt geen āindicatie ongevalā op notaās tonen, wanneer de aandoening het gevolg is van een ongeval. De registratie hiervan wordt nog niet ondersteund.
De notaās tonen momenteel geen tekstuele notities of overzicht van betalingen.
Uw account instellen (eenmalig)
U (of de beheerder binnen uw kliniek) moet eenmalig enkele zaken instellen. Dit moet gebeuren voordat er behandelingen worden geregistreerd waarvoor restitutienotaās gemaakt moeten worden. Volg voor het instellen onderstaande vier stappen:
Stap 1: ondersteuning voor verzekerde zorg inschakelen
Open menu > App-instellingen > Accountinstellingen. Onder het kopje āVerzekerde zorgā moet u de checkbox āBied verzekerde zorg aan met restitutiefacturenā aanvinken. Klik onderaan op de knop āBewaarā.
Stap 2: AGB-codes instellen
De AGB-codes van de praktijk en behandelaars moeten op de juiste plek op de notaās getoond worden. U moet deze daarom in het systeem instellen.
Heeft u in het verleden uw AGB-codes al ingesteld? Dan moet u deze opnieuw instellen in de nieuwe hiervoor bedoelde velden, omdat de codes anders niet op de juiste plaats op de notaās getoond worden.
AGB-codes dienen ingevuld te worden als 8 cijfers. Vul geen scheidingstekens in (zoals streepjes of punten). Vul ook geen tekst in (zoals de naam van de praktijk of behandelaar). Als uw AGB-code korter is dan 8 cijfers, gebruikt u voorloopnullen (bijvoorbeeld ā00123456ā).
AGB-code praktijk instellen
Open menu > Kliniekinstellingen > Kliniekgegevens. Onder het kopje āVerzekerde zorgā moet u het veld āAGB-codeā invullen. Klik onderaan op de knop āBewaarā.
Heeft u meerdere praktijken met verschillende AGB-codes? Dan moet u de code per locatie instellen. Open hiervoor menu > Kliniekinstellingen > Locaties. Open stuk voor stuk de instellingen voor elke locatie. Onder het kopje āVerzekerde zorgā moet u het veld āAGB-codeā invullen. Klik onderaan op de knop āBewaarā.
AGB-code behandelaars instellen
Open menu > App-instellingen > Gebruikersaccounts. Open stuk voor stuk de instellingen voor elke behandelaar. Onder het kopje āVerzekerde zorgā moet u het veld āAGB-codeā invullen. Klik onderaan op de knop āBewaarā.
Stap 3: prestatiecodes instellen
De prestatiecodes van de behandelingen moeten op de juiste plek op de notaās getoond worden. U moet deze daarom in het systeem instellen.
Heeft u in het verleden uw prestatiecodes al ingesteld? Dan moet u deze opnieuw instellen in de nieuwe hiervoor bedoelde velden, omdat de codes anders niet op de juiste plaats op de notaās getoond worden.
Voor behandelingen waar u geen prestatiecode heeft ingesteld, en pakketten en producten, wordt op notaās de code ā999ā getoond. Dit geeft aan dat het geen verzekerde zorg betreft, om verwarring bij verzekeraars te voorkomen.
Open menu > Dossierinstellingen > Behandelingen. Open stuk voor stuk de instellingen voor elke behandeling. Onder het kopje āVerzekerde zorgā moet u het veld āPrestatiecodeā de relevante optie kiezen. Klik onderaan op de knop āBewaarā.
Stap 4: benodigde patiƫntgegevens verplicht maken
Voor het maken van restitutienotaās moeten de volgende patiĆ«ntgegevens bekend zijn:
Voorletters en achternaam
Geboortedatum
Adres
Persoonsnummer (BSN)
Zorgverzekeraar
Wij adviseren deze velden als āverplichtā in te stellen. Hierdoor moeten patiĆ«nten deze invullen vĆ³Ć³r de afspraak, en geeft het systeem een melding als de gegevens ontbreken.
De mogelijke instellingen per veld zijn:
Verplicht: het veld moet verplicht ingevuld worden wanneer een medewerker een patiƫnt toevoegt of wijzigt, en wanneer een patiƫnt zelf hun gegevens doorgeeft via de link die voor de afspraak verstuurd wordt.
Verplicht voor patiƫnt: het veld moet verplicht ingevuld worden wanneer een patiƫnt zelf hun gegevens doorgeeft via de link die voor de afspraak verstuurd wordt. Wanneer een medewerker een patiƫnt toevoegt of wijzigt, is het veld niet verplicht (optioneel).
Optioneel: het veld kan ingevuld worden door een medewerker of de patiƫnt, maar kan ook leeggelaten worden.
Open om dit in te stellen menu > Kliniekinstellingen > PatiĆ«nten > Verplichte velden. Selecteer bij de relevante velden de optie āVerplichtā of āVerplicht voor patiĆ«ntā. Klik onderaan op de knop āBewaarā.
Restitutienotaās maken voor behandelingen
Nadat uw account is ingesteld, kunt u restitutienotaās maken voor behandelingen. Volg daarvoor onderstaande stappen:
Stap 1: patiƫntgegevens controleren
Voor het maken van restitutienotaās moeten de volgende patiĆ«ntgegevens bekend zijn:
Voorletters en achternaam
Geboortedatum
Adres
Persoonsnummer (BSN)
Zorgverzekeraar
Controleer voor de behandeling of deze gegevens juist ingevuld zijn bij de patiƫnt, en corrigeer deze zonodig.
Stap 2: behandeling registreren
Registreer het consult en de behandeling zoals u gewend bent. In het tabblad āBehandelingā moet u daarbij de checkbox āMaak restitutiefactuurā aanvinken.
Stap 3: zorgtraject koppelen
In het tabblad āBehandelingā klikt u op de knop āKoppel zorgtrajectā¦ā. Er opent een popup waarin u kunt kiezen om een nieuw zorgtraject te maken, of een bestaand zorgtraject van de patiĆ«nt te koppelen (indien aanwezig).
Hoort de behandeling bij dezelfde zorgvraag als een eerdere behandeling van de patiƫnt, waarvoor al een zorgtraject bestaat? Dan moet u dat zorgtraject kiezen.
Anders klikt u op āNieuw zorgtrajectā¦ā om een nieuw zorgtraject aan te maken. Er opent een popup met vooringevulde details. Klik onderaan op de knop āBewaarā.
Let op dat alle behandelingen (prestaties) op een restitutienota bij hetzelfde zorgtraject dienen te horen. Als u meerdere behandelingen voor verschillende zorgvragen tegelijk uitvoert, moet u deze als aparte behandel-dossiers in Clinicminds registreren, zodat er aparte facturen gemaakt worden.
Stap 4: restitutienota maken
Registreer de betaling zoals u gewend bent. Als u in het tabblad āBehandelingā de checkbox āMaak restitutiefactuurā aangevinkt heeft (stap 2), maakt het systeem automatisch een restitutienota in plaats van een normale factuur. Uw patiĆ«nt kan de factuur bij hun zorgverzekeraar indienen.
Het systeem controleert automatisch bepaalde regels die voor restitutienotaās gelden, en geeft een waarschuwing als er problemen gevonden zijn. Het is echter belangrijk dat u ook op de hoogte bent van de regels. Het systeem kan namelijk niet alle problemen detecteren, dus u moet hier ook op letten.
Problemen bij declaraties
De toepassing van de GDS voor huidtherapie is nieuw vanaf 2025, evenals de ondersteuning ervan in Clinicminds. Mogelijk blijkt tijdens de introductiefase dat zorgverzekeraars bepaalde onvoorziene eisen aan de notaās stellen.
Verkeerde of ontbrekende gegevens ingevuld
Wordt een restitutienota uit Clinicminds door een zorgverzekeraar afgewezen omdat u bepaalde gegevens niet (juist) heeft genoteerd? Dan kunt u een nieuwe nota voor dezelfde behandeling maken.
Fout in AGB-codes of patiƫntgegevens
Heeft u een fout gemaakt in de AGB-codes of patiƫntgegevens (NAW / BSN / zorgverzekeraar)? Volg dan onderstaande stappen:
Corrigeer deze gegevens eerst (in de instellingen of bij de patiƫnt).
Open vervolgens het dossier van de patiƫnt.
Open het tabblad āBetalingā, en klik onderaan op āGenereer factuur opnieuwā.
Er wordt dan een nieuwe nota gemaakt met de nieuwste gegevens.
Fout in prestatiecodes
Heeft u een verkeerde prestatiecode voor een behandeling gebruikt? Volg dan onderstaande stappen:
Corrigeer de prestatiecode eerst (in de instellingen van de behandeling).
Open vervolgens het dossier van de patiƫnt.
Open het tabblad āBetalingā, klik onderaan op āWijzig factuurā, en bevestig dit.
Open het tabblad āBehandelingā.
Verwijder de relevante behandeling uit het dossier met de knop āĆā, en voeg deze opnieuw toe met de knop āVoeg behandeling toeā¦ā.
āHierdoor worden de nieuwste gegevens (met de gewijzigde prestatiecode) in het dossier toegepast. Let op dat u relevante details (zoals lotnummers) van de oude behandeling onthoudt.Open het tabblad āBetalingā, klik onderaan op de knop āBetaalā, en rond de stappen af zoals u gewend bent.
Er wordt dan een nieuwe nota gemaakt met de nieuwste gegevens.
Fout in factuurregels
Heeft u factuurregels (pakketten / behandelingen / producten) op de nota staan die niet gedeclareerd mochten worden? Volg dan onderstaande stappen:
Open het dossier van de patiƫnt.
Open het tabblad āBetalingā, klik onderaan op āWijzig factuurā, en bevestig dit.
Verwijder de verkeerde pakketten / behandelingen / producten uit de tabbladen āBehandelingā en āBetalingā.
Ga naar het tabblad āBetalingā, klik onderaan op de knop āBetaalā, en rond de stappen af zoals u gewend bent.
Er wordt dan een nieuwe nota gemaakt met de nieuwste gegevens.
Let op dat u een aparte factuur moet maken voor de verwijderde pakketten / behandelingen / producten. Anders ontbreken deze in uw dossier en boekhouding. U kunt hiervoor een extra behandeling of een losse productverkoop registreren. Let op dat u relevante details (zoals lotnummers) van de oude behandeling onthoudt.
Fout in details zorgtraject
Heeft u een fout gemaakt in de details van het zorgtraject (diagnose / aanspraakcode / verwijzing / etc.)? Volg dan onderstaande stappen:
Open het dossier van de patiƫnt.
Open het tabblad āBetalingā, klik onderaan op āWijzig factuurā, en bevestig dit.
Open het tabblad āBehandelingā.
Vink de checkbox āMaak restitutiefactuurā eerst uit, en vervolgens weer aan.
āHierdoor wordt het oude zorgtraject losgekoppeld van het dossier.Klik op de knop āKoppel zorgtrajectā¦ā, kies vervolgens āNieuw zorgtrajectā¦ā, en vul de juiste gegevens in.
Open het tabblad āBetalingā, klik onderaan op de knop āBetaalā, en rond de stappen af zoals u gewend bent.
Er wordt dan een nieuwe nota gemaakt met de nieuwste gegevens.
Andere problemen
Wordt een restitutienota uit Clinicminds door een zorgverzekeraar afgewezen, terwijl u deze volgens de instructies in dit artikel correct heeft gemaakt, en kunt u dit niet zelf corrigeren? Dan verzoeken wij u de details door te sturen (inclusief de nota en informatie over de afwijzing). Dan kunnen wij zonodig aanpassingen doen aan de wijze waarop notaās gemaakt worden.